Indsamling og registrering af data
Data om personer registreres i forbindelse med indgåelse af aftale med arbejdsgiver omkring løsning af opgave. Arbejdsgiver registreres i den forbindelse som ”kunde”.
Data registreres også med salgsrelateret formål for virksomheder, foreninger og myndigheder, hvis der er en forventning om en kunderelation inden for de næste tre år. I sådanne tilfælde registreres arbejdsgiveren som ”emne”.
Når en kontakt registreres i SuperOffice CRM med mailadresse udsendes automatisk en mail, der oplyser om registrering i henhold til gældende GDPR-lovgivning og kontaktpersonens rettigheder jf. oplysningspligten. Hvis der ikke er indvendinger mod registrering opfattes dette som accept. Ellers slettes personen manuelt i SuperOffice CRM inden for 72 timer.
Samme procedure gælder i tilfælde af import af data fra eksterne kilder som KOB, etc.
Behandling, håndtering og opbevaring af data
H2 Consult har skriftlige databehandleraftaler med alle leverandører og samarbejdspartnere, der opbevarer og behandler data fra H2 Consults kontaktpersoner.
Elektroniske registre
Elektroniske data er beskyttet af password både ved opstart af PC, smartphone og SuperOffice CRM. Sort skærm og genindtastning af password efter 10 min. på både PC og smartphone.
Indkomne mails i Outlook indbakke arkiveres inden for 1 md. i SuperOffice CRM og slettes derefter i Outlook. Afsendte mails afsendt fra både SuperOffice CRM og Outlook arkiveres automatisk i SuperOffice CRM. Mappen ”Sendt post” slettes månedligt og umiddelbart efterfølgende mappen ”Slettet post”.
Fortrolige data som personprofiler og notater i forbindelse med stillingsbesættelse opbevares i SuperOffice CRM og Insights online database i den periode, hvor opbevaring er nødvendig af hensyn til varetagelse af opgaver for arbejdsgiveren. Samtykke til opbevaring gives af kontaktpersonen i forbindelse med besvarelse af evaluator. Samtykket gælder i den periode, hvor der løses opgaver for arbejdsgiveren eller til samtykke trækkes tilbage.
Personprofiler deles ikke med 3. part (herunder arbejdsgiveren) med mindre kontaktpersonen sender en skriftlig anmodning om dette. Såfremt arbejdsgiver eller organisation anmoder om det, udleveres “farvedynamik” og “hjulposition” samt genereres et “teamhjul”, der viser, hvor personen og personens kollegers hjulpositioner er placeret i forhold til hinanden. Dette kan udleveres uden at indhente samtykke først jf. personens samtykke til Insights.
Ved databrud gøres de berørte samt Datatilsynet opmærksom på databruddet inden for 72 timer. Ved fejludsendelse af mail gøres både den korrekte og forkerte modtager af mailen opmærksom på fejlen inden for 72 timer. Den forkerte modtager bliver bedt om at slette mailen, mens den korrekte modtager informeres om, at man har bedt den forkerte modtager slette mailen.
Fysiske registre
Alle fysisk registrerede data opbevares i tidsperioden for opgavernes udførelse hos arbejdsgiveren i skab med kodelås på aflåst kontor i kontorhus med individuelt styret alarmsystem. Fysiske dokumenter låses inde, når kontoret forlades.
Ved midlertidig opbevaring af data på vej til eller fra møder og workshops opbevares disse data i afdækket bagagerum, hvis bilen forlades aflåst.
Fortrolige dokumenter makuleres ved elektronisk arkivering, samt når opgaven for kunden afsluttes.
Den registreredes informationsret
I tilfælde af ønske om information om hvilke data, der er registreret hos H2 Consult, sender H2 Consult vha. SuperOffice CRM et link til samtlige data om personen, som kan berigtiges eller slettes efter ønske. Disse data kan desuden overføres efter ønske.
Sletning af data
Både elektroniske og fysiske persondata slettes, hvis der ikke har været løst opgaver eller været anden form for kontakt med arbejdsgiveren inden for de seneste 12 år. H2 Consult laver langvarige strategi-, ledelsesudviklings-, og organisationsudviklingsprojekter og har erfaring med, at kunder er vendt tilbage efter op til 10 år. Vi sletter derfor først data efter 12 år.
Data til generering af personprofiler opbevares sikkert i Insights database med henblik på at kunne danne en historik i udviklingen af profilen i forbindelse med efterfølgende evalueringer eller i forbindelse med tilkøb af tillægsmoduler i profilen. Denne opbevaring sker med mindre personen henvender sig for at få profilen slettet. Denne ret bliver oplyst i forbindelse med besvarelse af evaluatoren.
Ved assistance i forbindelse med stillingsbesættelse opbevares kandidaters profiler i Insights database efter stillingsbesættelsesperiodens udløb, og dette fremgår af kandidatens samtykke til Insights i forb. med udfyldelse af evaluatoren. Kandidaten underskriver en erklæring i forb. med profiltilbagemeldingen hos H2 Consult, hvor kandidaten samtykker i, at profilrapporten deles med den arbejdsgiver, der er søgt ansættelse hos, samt med et evt. ansættelsesudvalg.