Fungerer jeres introduktion efter hensigten?
Det er svært at finde de rigtige medarbejdere, og det er en udfordring at holde på dem. Alligevel viser undersøgelser, at virksomhederne ikke håndterer introduktionen af nye medarbejdere så professionelt, som de burde. Nye medarbejdere oplever nemlig ofte ikke at have fået en introduktion, der lever op til deres forventninger, og som heller ikke klæder dem godt nok på til at fungere på den nye arbejdsplads
Har I gjort jer klart hvilket mål, der er med jeres introduktion? Er det at gøre den nye medarbejder selvkørende hurtigst muligt ved at sætte ham ind i arbejdsgangene? Er det hurtigt at få ham til at føle sig veltilpas og få ham til at føle sig som en del af organisationen? Eller er det, at få hende til at forstå det grundlag, hvorpå virksomheden bygger og dermed kende grundlaget for virksomhedens vision? Prioriteringen afhænger af målet.
Introduktionsplanlægning
Rundvisning med udpegning af nødvendige faciliteter og mulighed for personligt at hilse på kollegerne er ofte det første, der sker. Ligesom dagsrytmen, pauser mv. er naturligt at informere om fra start. Udlevering af en introduktionsplan med oversigt over de områder, den nyansatte skal introduceres til, tidspunkt herfor og navn på den ansvarlige, vil give det overblik, man som ny kan have brug for. Planen kan være sendt ud inden tiltrædelsen og kan på første arbejdsdag så gennemgås af den kollega, der er valgt som den nye medarbejders faste kontaktperson i introduktionsperioden. Introduktionsplanen kan indeholde en oversigt over, hvad der skal gennemgås den første uge, indenfor den første måned og indenfor første kvartal samt den opfølgning, der foretages. Det er en god idé, at der i den første måned foregår en ugentlig opfølgning – ved en uges start eller afslutning.
Vær klar til at byde velkommen
Den praktiske forberedelse burde give sig selv. Alligevel oplever nyansatte at begynde job uden at den fysiske placering, bord, stol og reoler er på plads, og der kan mangle visitkort, email- adresse og adgang til elektroniske og/eller andre hjælpemidler. I den forbindelse skal det nævnes, at det er vigtigt, at den nye medarbejder får en viden om, hvilke kolleger der har hvilke ressourcer, så vedkommende let kan finde frem til hjælpen. En liste med navne med angivelse af personernes ”specialressourcer” vil være en god hjælp.
Ordrens vej igennem organisationen
For at den nye medarbejder kan se sig selv og sin egen funktion i en sammenhæng er det en forudsætning at kende de funktioner, der går forud, og de der foregår efter den funktion vedkommende selv varetager. Lige så vigtigt er det at kende noget til sidemandens opgaver, både for at kunne bede om hjælp og for at kunne stille spørgsmål til konkrete emner. Eksempelvis kan oplæring ske som en form for sidemandsoplæring.
Det skal også overvejes, hvorvidt den nye medarbejder kan have gavn af at følge nøglemedarbejdere i én eller flere dage for bedre at kunne forstå sit eget bidrag til helheden og dermed kollegernes afhængighed af den pågældendes kvalitet i opgaveløsningen. Det kan f.eks. være den nye sagsbehandler, der følger en ydelse helt ud til kunden for at få et klart billede af betydningen af at være meget præcis og detaljeret i opgavebeskrivelse og – løsning.
At vise vej og give mening
Især mange af de yngre medarbejdere har fokus på det image virksomheden har. Det har stor betydning for deres tilfredshed, at de kan være stolte over deres arbejdsplads. Det er derfor vigtigt, at den nyansatte får en orientering om de mål og rammer, virksomheden arbejder indenfor. Hvis I i din virksomhed har nedskrevet jeres mission, vision og værdier kan disse sendes ud på forhånd, og af introduktionsplanen kan det så fremgå, hvornår og af hvem mål og strategier vil blive gennemgået.
En god introduktion af nyansatte kræver inddragelse af organisationens andre medarbejdere for at opnå fælles ansvar for både gennemførelse og kvalitet.
Introduktion – en ledelsesopgave
Ledelsen skal gå foran og være tydelige i deres udmeldinger og handlinger i forbindelse med planlægning og gennemførelse af introduktionen. Ledelsen skal altså kunne kommunikere vigtigheden af og konsekvensen for en god introduktion til hele organisationen. Det handler om muligheden for at kunne fastholde og tiltrække medarbejdere, om kundernes oplevelse af virksomheden og dennes seriøsitet og endelig om konkurrenters respekt for det virksomheden gør og står for.
Der er store omkostninger forbundet med medarbejderskift. Udskiftning af én af organisationens nøglepersoner kan i tidsforbrug og direkte omkostninger svare til en hel årsløn. Så der er alt at vinde.
Kontakt os, hvis du vil vide mere.
