Jeg har senest læst, at man nogle steder i organisationerne bruger op mod halvdelen af arbejdstiden på e-mails. Og selvom det måske ikke er nær så omfattende i din virksomhed, så er der helt sikkert meget at hente i forhold til en forøgelse af effektiviteten og produktiviteten.
Færre ud, færre ind
Når vores indbakke sluger så meget af vores tid, er det fordi, vi ikke har særlig stor kontrol over, hvor mange e-mails, vi modtager. Men vi kan kontrollere, hvor mange e-mails vi sender. Det lyder jo umiddelbart ret logisk, men dette åbenlyse faktum vil foranledige en betydelig reduktion i virksomhedens e-mail trafik.
Begynd med topledelsen
Det er en typisk misforståelse, at det høje antal e-mails skyldes uhensigtsmæssig e-mail adfærd længere nede i organisationen. En hurtig research vil med stor sandsynlighed afsløre, at topledelsen gennemsnitligt sender over 50 e-mails om dagen.
En måde at håndtere de mange e-mails på er at kikke på dem ud fra et LEAN perspektiv: Hvis kommunikationsprocessen i virksomheden var en industriproces ville man identificere effektivitetsdræbere som f.eks. overproduktion og fejl: Forvirrende, unødvendige eller ineffektive e-mails, der kun forårsager nye e-mails. Det viser sig nemlig, at hvis topledelsen reducerer deres e-mail mængde, vil det automatisk medføre en reduktion af sendte e-mails i resten af organisationen.
Hvordan ændres adfærden?
Træn topledelsen i at reducere antal sendte e-mails:
- Videresend ikke e-mails medmindre det er strengt nødvendigt.
- Begræns antal modtagere.
- Vælg den kommunikationsform der mest effektivt løser den pågældende opgave (ring op, når en besked sandsynligvis vil afføde afklarende spørgsmål eller indebærer en større risiko for at blive misforstået).
Bed topledelsen sætte mål for, hvor meget de vil reducere antal sendte e-mails og tilføj det eventuelt i deres præstationsmål.
Følg op. Sørg for at toplederne i træningsperioden ugentligt modtager en tilbagemelding på deres egen udvikling samt på den samlede ledergruppes udvikling.
Prøv eventuelt at lave lidt hurtig hovedregning på, hvad det vil betyde for produktiviteten i jeres virksomhed, hvis antallet af sendte e-mails blev reduceret med bare 30%? Hvor mange mandetimer svarer det nogenlunde til?
Tag kontakt, hvis du vil høre mere om, hvordan I kan ændre virksomhedens e-mail adfærd – startende med en evaluering af problemets omfang i netop jeres virksomhed …
Kilde
Harvard Business Review, September 2013